Можно ли как-то избежать штрафа в этой ситуации?

Здравствуйте, Арина. в вашем случае насколько я понял из текста вопроса вы своевременно обратились за сменой паспорта в первый раз. Поэтому напишите на имя руководителя  того учреждения, где указывают вам о необходимости оплаты штрафа заявление с указанием дат сдачи документов в первый раз (подтвердите это выпиской или штемпелем)  и опишите сложившуюся ситуацию с неоформлением паспорта из-за фотографии и неизвещения вас о возврате  и в этой связи укажите о неправомерности требования уплаты штрафа. Если после рассмотрения вашего заявления решение будет вдруг принято не в вашу пользу придется обращаться в суд.